माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word) Part - 3

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word) Part - 3

हेडर तथा फुटर बनाना

  • (i) view मेन्यू से Header and Footer पर क्लिक किया जाता है इससे कर्सर हैडर एरिया में चला जाता है और स्क्रीन पर हैडर एवं फुटर टूलबार खुल जाता है। 
  • (ii) हेडर बनाने हेतु हेडर एरिया में टेक्स्ट या ग्राफिक्स डाल कर निम्न बटनों पर क्लिक किया जाता है। 
    • (a) Insert Page number-इससे पृष्ठ में संख्या दिया जाता है। 
    • (b) Insert Time -इससे समय दिया जाता है।
    • (c) Insert Date - इससे वर्तमान तारीख दी जाती है।
    • (d) Insert Auto text - इससे फाइल नाम, लेखक नाम या किसी अन्य वस्तु को जोड़ा जाता है।

फुटर बनाने के लिए टूलबार के Switch between header and footer बटन पर क्लिक कर उपर्युक्त सारी क्रिया दोहरायी जाती है। हैडर एवं फुटर बन जाने पर Close बटन पर क्लिक कर मेन्यू से बाहर निकल जाया जाता है।

वर्ड आर्ट (WordArt)

MS Word में शब्दों को कलात्मक ढंग से कई रंगों में बनाया जा सकता है। इसके लिए वर्ड आर्ट गैलरी का उपयोग किया जाता है। इस गैलरी में कई रंगीन स्टाइल होते हैं जिन्हें चयनित करने के लिए Insert menu में Picture विकल्प के Drop Down मेन्यू में Word Art विकल्प को चुनकर क्लिक किया जाता है जिससे वर्ड आर्ट गैलरी का डायलॉग बॉक्स खुल जाता है जिसमें से अपनी मनपसन्द स्टाइल को क्लिक कर OK बटन पर क्लिक किया जाता है। इससे Edit Word Art Text का डायलॉग बॉक्स दिखायी देता है। इस डायलॉग बॉक्स में से अपनी पसन्द के फॉन्ट, स्टाइल और आकार में कोई भी Text भरा जा सकता है और भरने के बाद OK बटन क्लिक करते ही चुनी हुई स्टाइल में शब्द Document से जुड़ जाते हैं। आर्ट को हैंडिल की सहायता से छोड़ा-बड़ा किया जा सकता है या उसे खींचकर कहीं भी लगाया जा सकता है। Format word Art बटन पर क्लिक कर मनचाहे रंगों में वर्ड आर्ट किया जा सकता है।

क्लिप आर्ट जोड़ना (Inserting Clip Art)

MS Word के आर्ट गैलरी में बहुत से चित्र बने होते हैं जिन्हें किसी भी Document में कहीं भी जोड़ा जा सकता है। इसके लिए Insert Menu के Picture के Drop Down Menu में Clip Art का कमान्ड (Command) दिया जाता है जिससे स्क्रीन पर Insert Clip Art की पट्टी दिखायी देती है जिसमें से पसन्द का क्लिप आर्ट खोजा जा सकता है।

चित्र जोड़ना (Inserting Pictures)- 

MS Word में दूसरे प्रोग्रामों जैसे पेन्ट, फोटो शॉप, फोटो एडीटर, कोरल ड्रा द्वारा बनाए गए चित्रों, ग्राफों आदि को दस्तावेजों से जोड़ा जा सकता है। इसके लिए Insert Menu में Picture विकल्प पर क्लिक किया जाता है जिससे प्राप्त Drop down menu में from file आदेश को चुना जाता है और फिर Insert Picture के डायलॉग बॉक्स के Look in लिस्ट बॉक्स में उस फोल्डर का नाम भरा जाता है जिसमें चित्र को स्टोर किया गया है। अब इच्छित फाइल को चुनकर Insert बटन पर क्लिक किया जाता है जिससे चित्र दस्तावेज में कर्सर जहाँ रखा गया है वहाँ लग जाता है। 

MS Word से बाहर आना

MS Word से बाहर आने के लिए File मेन्यू पर क्लिक कर उससे प्राप्त ड्राप डाउन मेन्यू  में सबसे नीचे स्थित Exit विकल्प पर क्लिक किया जाता है। ऐसा करने से एक संदेश स्क्रीन पर उभरता है- Do you want save change to document अगर Save करना है तो Yes बटन पर क्लिक करते हैं अन्यथा NO बटन पर। इसके बाद MS Word से बाहर आ जाते हैं।

Table का निर्माण करना

वर्ड में टेबल बनाने के लिए निम्न विधि का प्रयोग किया जाता है-

  • 1.Insert मेन्यू पर क्लिक करेंगे।
  • 2.Insert table ऑप्शन को क्लिक करेंगे। 
  • 3.यहाँ पर टेबल में जितनी रॉ और कॉलम की आवश्यकता होगी, वह संख्या भरी जायेगी। 

Insert की गई टेबल में Rows एवं Column में परिवर्तन किया जा सकता है। किसी भी Cell में Right Click करने से एक list open होती है जिसमें Insert पर हम क्लिक करते हैं। अब दोबारा एक list open होती है जिसमें हमसे पूछा जाता है कि हम Row Insert करना चाहते हैं या Column. हम सुविधानुसार Rows एवं Column Insert कर सकते हैं। टेबल में डाटा इन्सर्ट करते समय हमें इस बात का ध्यान रखना होता है कि डाटा एक ही तरह का होना चाहिए।

Table के Content की हम Formatting भी कर सकते हैं। Text को Bold, Italic अथवा अंडरलाइन कर सकते हैं। Colour कर सकते हैं। Font size एवं Font style भी बदल सकते हैं। 

वर्ड प्रोसेसर के द्वारा टेक्स्ट का संपादन (Editing)

अथवा प्रारूपण (Formatting) करने की सुविधा मिलती है जिसके लिए टेक्स्ट को चुना जाता है। चुने हुए टेक्स्ट को टेक्स्ट ब्लॉक (Text Block) कहते हैं। 

वर्ड-रैपिंग (Word Wrapping)

इसके तहत यदि डॉक्यूमेन्ट का Margin (हाशिया) पहले से ही व्यवस्थित है, तो हर पंक्ति के अन्त में Enter Key दबाने की आवश्यकता नहीं होती है।

टेक्स्ट लिखना या डिलीट करना (Adding or Deleting Text)

वर्ड प्रोसेसर के द्वारा डॉक्यूमेन्ट टाइप करते समय अनचाही गलतियों को स्क्रीन पर ही सुधारा जा सकता है। इसके द्वारा डॉक्यूमेन्ट में किसी भी प्रकार का टेक्स्ट आसानी से प्रविष्ट (Enter) किया जा सकता है या कोई टेक्स्ट डिलीट किया जा सकता है। 

मार्जिन औरकॉलम बनाना (Margin Setting and Column)

वर्ड प्रोसेसर के द्वारा टेक्स्ट का मार्जिन तैयार किया जा सकता है तथा टेक्स्ट को दो या दो से अधिक कॉलम में भी बाँटा जा सकता है।

टेक्स्ट को अलाइन करना (Alignment of text)

वर्ड प्रोसेसर के द्वारा डॉक्यूमेन्ट में टाइप किए गए टेक्स्ट को व्यवस्थित किया जा सकता है।

फाइंड एवं रिप्लेस (Find and Replace)

वर्ड प्रोसेसर के द्वारा डॉक्यूमेन्ट में किसी शब्द या गलती को आसानी से ढूँढा जा सकता है और उसकी जगह सही शब्द रखा जा सकता है।

डॉक्यूमेन्ट का संपादन (Editing a document)- 

वर्ड प्रोसेसर की सबसे बड़ी विशेषता है कि इसमें डॉक्यूमेन्ट की जाँच परख कर उसमें आसानी से सुधार किया जा सकता है। 

कैरेक्टर का प्रारूप और शैली तैयार करना- 

वर्ड प्रोसेसर के द्वारा अक्षरों के डिजाइन शैली और आकार को बदला जा सकता है। इसमें विभिन्न प्रकार के फॉन्ट का इस्तेमाल कर टेक्स्ट को आकर्षक रूप में पेश किया जा सकता है।

पृष्ठ का प्रारूप बनाना- 

हेडर्स, फुटर्स और पृष्ठ संख्या SIMT (Page Formatting-Headers, Footers and page No.)- वर्ड प्रोसेसर की सहायता से पेज फॉरमेटिंग करते हुए हेडर (पृष्ठ के ऊपरी भाग पर दिखने वाली शीर्ष पंक्ति) तथा फुटर्स (पृष्ठ के निचले भाग में दिखने वाली पंक्ति) के साथ पृष्ठ संख्या अंकित किया जा सकता है। 

पंक्तियों के बीच स्पेस (Line spacing)- 

वर्ड प्रोसेसर लिखित पंक्तियों के बीच खाली लाइनों की संख्या को निर्धारित करने में मदद करता है जिसे Line spacing कहते हैं।

ग्रामर (Grammar)- 

टूल्स मेन्यू का यह कमाण्ड डॉक्यूमेंट में टाइप किये गये टेक्स्ट में व्याकरण सम्बन्धी गलतियाँ ढूँढ़कर उन्हें सही करने के सुझाव देता है इससे नीचे दिया गया dialog box प्रदर्शित होता है। 

"Sentence" में तो वह वाक्य दिखाया जाएगा जो कि गलत है तथा 'Suggestion' में उसको सही करने के सुझाव। Ignore' से वह वाक्य बिना परिवर्तन के छोड़ दिया जाएगा तथा Ignore rule' से उस प्रकार की गलती से सभी वाक्य अपरिवर्तित छोड़ दिये जायेंगे। 'Explain' बटन की सहायता से वाक्य में उपस्थित गलती की व्याख्या की जा सकती है।

स्पेल चेकिंग (Spell Checking)- 

वर्ड की अपनी एक dictionary होती है जिसकी सहायता से डॉक्यूमेंट फाइल में टाइप किये गये सभी शब्दों की स्पेलिंग चेक की जाती है। चाहे तो हम अपनी तरफ से सही स्पेलिंग वाले कुछ शब्द dictionary में जोड़ भी सकते हैं। 

टैब निर्धारित करना (Setting Tab)- 

वर्डप्रोसेसर मेंटाइपराइटर के ही समान टैब निर्धारित करने की प्रक्रिया होती है। 

कार्यों को स्वचालित करना (Automating Tasks)

वर्ड प्रोसेसर ऐसे वर्ड जिन्हें याद रखना कठिन है, के एक अंश को टाइप करते ही उन्हें खुद पूरा कर देता है। इस सुविधा को Auto Correct (ऑटो करेक्ट) कहते हैं। 

पूर्व निर्मित फॉर्मेट में पत्र बनाना (Creating Letters in readymade Formates)- 

वर्ड प्रोसेसर में मौजूद कुछ तैयार प्रारूपों (Formats) की सहायता से पत्र आसानी से लिखा जा सकता है। इन तैयार फॉर्मेटस को टेम्पलेट्स (Templates) या विजार्ड (Wizard) कहा जाता है।

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