माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) Part -IV

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) Part -IV

आँकड़े प्रविष्ट करना (Entering Data)

  • वर्कशीट में दो तरीके से प्रविष्ट किया जाता है- मैनुअली एवं यंत्रवत् (Automatically)! 
    • Manual प्रविष्टि में सभी Values को क्रमशः Enter करते हैं एवं गलतियों की जाँच करते हैं। 
    • Automatically Data के अन्दर Values बाह्य स्रोतों (Access, SQL Server एवं Web) से लिया जाता है। इसमें एक ही समय में एक साथ एक से अधिक Enteries कर सकते हैं।
  • Cell में Chart, Diagram, Picture, button एवं दूसरे Objects वर्कशीट में जोडे जा सकते हैं। इन्हें DrawLayer के द्वारा जोडसकते हैं। 
  • वर्कशीट में कॉलम A, B, V, D ... द्वरा एक Rows 1, 2, 3, 4 ... द्वारा प्रदर्शित होती है।
  • A1 Cell (प्रथम Row एवं प्रथम कॉलम का संयोजन) से डाटा प्रविष्ट करना शुरू किया जाता है। इन्हीं Cell में हम डाटा प्रवष्टि करते हैं।
  • Excel Sheet के प्रयोग से कम्पनी के खातों, कर्मचारियों को वेतन आदि कार्य आसानी से कर लेते हैं। Cut, Copy एवं Paste Commands से किसी भी Cells के डाटा को हटाया जा सकता है। 
    • Cut Command - इस कमाण्ड का प्रयोग डाटा को नई जगह पर व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है। 
    • Copy Command - इस कमाण्ड से डाटा मूल स्थान पर रहता है लेकिन इसकी भिन्न-भिन्न प्रतिलिपि बन जाती है। 
    • Paste Command - डाटा को कॉपी/कट करने के पश्चात् एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थानांतरित किया जाता है। 

MS Excel से बाहर आना-

बाहर आने से पहले कार्य को सुरक्षित कर लिया जाता है फिर
  • (i) फाइल मेन्यू पर क्लिक कर Drop down menu में सबसे नीचे Exit पर क्लिक किया जाता है। 
  • (ii) अगर कुछ टेक्स्ट लिखा गया है तो 'Do you want to save the changes to document' का संदेश प्रदर्शित होगा।
  • (iii) अगर Save करना है तो Yes पर और अगर Save नहीं करना है तो No पर क्लिक किया जाता है। 
  • (iv) सही बटन का चयन कर Save क्लिक किया जाता है और उसके बाद बाहर आ जाया जाता है। -

M.S. Excel Shortcut Keys

सेल चयन (Cell selection)

Shift + Left Arrow चुने हुए Cell के बाँयें स्थित सभी Cell का चयन
Shift + Right Arrow चुने हुए Cell के दाँयें स्थित सभी Cell का चयन
Shift + Space bar पूरे रो का चयन
Ctrl + Spacebar पूरे कॉलम का चयन
Ctrl+A पूरी वर्कशीट का चयन

कर्सर मूवमेन्ट (Cursor Movement)

Up Arrow एक Cell ऊपर जाना
Down Arrow एक Cell नीचे आना
Tab एक Cell दाँयें जाना
Shift + Tab एक Cell बाँयें जाना
Shift+Home वर्कशीट के आरम्भ में जाना (आँकड़े वाला पहला सेल)
Ctrl+End वर्कशीट के अन्त में जाना (आँकड़े वाला अन्तिम सेल)
Home रो के अंत में जाना
Ctrl + Left Arrow कॉलम के अन्त में जाना
Ctrl + Page Down अगली वर्कशीट में जाना

वर्कशीट क्रियायें (Worksheet Functions)

Ctrl+O फाइल को खोलना
Ctrl+N नयी फाइल बनाना
Ctrl+P प्रिन्ट करना
Ctrl+S/Shift+F12 Save करना
Ctrl+F Find करना
Ctrl+H Replace करना
F5 किसी निश्चित जगह पर जाना
F12 Save As (के जैसे सुरक्षित करना)

टेक्स्ट स्टाइल (Text Style)

Ctrl+B टेक्स्ट को बोल्ड करना
Ctrl+I टेक्स्ट को इटेलिक करना
Ctrl+U टेक्स्ट को Underline करना

सूत्र (Formulas)

Alt+= अपने आप जोड़ना
Ctrl+; वर्तमान तारीख
F7 स्पेलिंग जाँचना
Ctrl+: वर्तमान समय
F1 सहायता (Help)

फॉर्मेटिंग (Formating)

Ctrl+X Cut करना
Ctrl+C कॉपी करना
Ctrl + V पेस्ट करना
Ctrl+Z अंडू करना
Ctrl+Y रिडु या रिपिट करना
Shift+Ctrl+% दशमलव के बिना प्रतिशत की तहत फॉर्मेट करना
F2 सक्रिय सेल को (सम्पादन करना)

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