माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) Part - IV

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) Part - IV

 डाटा की फोरमेटिंग (Formatting the Data)

किसी इकाई (Cell) को Format करने के लिए निम्न पद अपनाते हैं
select Format menu → Cells  

1. नम्बर की फोरमेटिंग-

विभिन्न प्रकार के डाटा के लिए एक्सल में विभिन्न प्रकार के नम्बर फोरमेट उपलब्ध कराता है जिनमें विभिन्न विकल्प, नम्बरिंग, मुद्रा एकाउन्टिंग, दिनांक व समय आदि होते हैं। 

2. सीध में करना-

एक्सल किसी भी डाटा को सीध में करने की सुविधा उपलब्ध कराता है। डाटा कार्ड, नम्बर, समय, सूत्र अथवा टैक्स्ट हो सकता है।
क्षैतिज सीध (Horizontal Alignment) निम्न प्रकार से कराई जा सकती है
  • Align left
  • Centre
  • Align Right 
  • Merge and Centre 
किसी इकाई में टैक्स्ट को किसी कोण विशेष से घुमा सकते हैं।

3. फॉन्ट फोरमेटिंग (Font formatting)—

किसी वर्कशीट को सुन्दरता के लिए एक्सल में बहुत-से फॉन्ट फोरमेट उपलब्ध हैं। 

4. बार्डर (Border)—

एक्सल में चयनित इकाइयों के लिए अथवा चयनित रेज के लिए बहुत-से बार्डर उपलब्ध हैं जिन्हें किसी सक्रिय इकाई पर निम्न पद क्रम द्वारा लगाया जा सकता है।
Select Format Cells  → Border

5. पैटर्न व रंग (Pattern & Colours)–

एक्सल में लाइनों के विभिन्न प्रकार व रंगों के विभिन्न प्रकार उपलब्ध होते हैं। रंगों का उपयोग तभी करना उचित होता है जबकि रंगीन प्रिंटर से प्रिंटर निकालना हो।

6. सुरक्षा (Protection)—

यदि वर्कशीट को इकाइयों में Lock लंगाकर तथा सूत्रों को छुपाकर सुरक्षा प्रदान की गई हो तो किसी प्रकार का प्रभाव नहीं होता।
  • सुरक्षा के लिए निम्न पद अपनाये जाते हैं। 
  • select Tools → Protection → Protect Sheet 
  • वर्कशीट की सुरक्षा के लिए पासवर्ड (Password) भी डाल जाता है।

7. आटो फारमेटिंग (Auto Formatting)—

इसका उपयोग सारणियों को शीघ्रता से बनाने में किया जाता हैओ। एक्सल में बहुत से सारणी बनाने के Format उपलब्ध है। पूर्व में बने Formats में से किसी को भी Auto Format विन्डो में जाकर दो बार क्लिक करके प्राप्त किया जा सकता है। 

8. स्टाइल्स (Styles)-

एक्सल में शीघ्र काम के लिए बहुत से फोरमेट उपलब्ध कराये गये हैं जैसे-फॉन्ट, नम्बर फोरमेटिंग, रंग, बैकग्राउण्ड, alignment, बार्डर, सुरक्षा। अतः इन उपलब्ध फोरमेट में से विभिन्न फोरमेटों को वर्कशीट से जोड़कर नये स्टाइल की वर्कशीट को बनाया जा सकता है।
  • Select Formata  Style - यह स्टाइल डायलॉग बाक्स को प्रदर्शित करेगा।
  • स्टाइल गेम के लिये दिये गये स्थान पर नाम एन्टर करवाते हैं।
  • उपयुक्त चैक बॉक्स को क्लिक करते हैं।
  • नया स्टाइल बनाने के लिए add बटन को क्लिक करते हैं।
  • स्टाइल डायलॉग बॉक्स को बन्द करने के लिए OK को क्लिक करते हैं । 
Alignment, फॉन्ट, बार्डर आदि का उपयोग करके नये स्टाइल बनाये जा सकते हैं और उपलब्ध स्टाइल्स को उन्नत भी किया जा सकता है। 

9. पंक्तियों की फोरमेटिंग (Formating of Rows and Columns) -  

एक्सल वर्कशीट में वर्ग की चौड़ाई 8.43 करेक्टर व लम्बाई 12.75 पाइन्ट (1 पाइन्ट 1/72 इंच) होती है। यदि लम्बे करेक्टर इकाई में प्रवेश कराये जाते हैं तो एक्सल स्वतः ही पंक्ति की लम्बाई को सैट कर लेता है अर्थात् पंक्ति व वर्ग दोनों की लम्बाई व चौड़ाई सैट की जा सकती है। 

10. पंक्ति की ऊँचाई बदलना (Changing Row Height) 

बार्डर के. बटन को पंक्ति के सिरे से पकड़ कर इच्छित ऊँचाई तक ऊपर अथवा नीचे ले जाकर क्लिक करते हैं अथवा निम्न क्रम को अपनाते हैं
select Format → Row → Height 

11. स्तम्भ की चौड़ाई बदलना (Changing Column width)—

बटन के स्तम्भ के दाहिने तरफ के बार्डर को पकड़ कर बायीं ओर ले जाते हैं व इच्छित चौड़ाई पर लाकर बटन को क्लिक करते हैं अथवा निम्न क्रम को अपनाते हैं
select Format → Row → Width
Auto Fit द्वारा किसी स्तम्भ की चौड़ाई स्वतः ही बढ़ाई जा सकती है इसके लिए निम्न पद क्रम अपनाया जाता है
Select Format →  Column → Auto Fit
इसी प्रकार किसी पंक्ति की ऊँचाई भी Auto Fitting द्वारा स्वतः ही बढ़ाई जा सकती है इसके लिए निम्न पद क्रम को अपनाया जाता है- 
select Format →   Row →   Auto Fit

 12. वर्कशीट को प्रिंट करना (Printing a Work Sheet)

स्टैण्डर्ड टूल बार में उपलब्ध प्रिंट बटन को क्लिक करके प्रिंटिंग का काम शीघ्रता से किया जा सकता है। यदि डाटा की कुछ रेन्ज को ही प्रिन्ट करना हो तो प्रिंट बटन को क्लिक करने से पूर्व डाटा की रेन्ज को चयनित किया जाता है। प्रिंट लेने से पूर्व निम्न पद पूरे होना श्रेष्ठतर रहते हैं
  • पेज़ सेटिंग की जाये।,
  • प्रिंट प्रीव्यू देखा जाये
  • प्रिंट प्राप्त करने के लिए प्रिंट को क्लिक किया जाये। --

13. पेज़ सेट अप (Page Setup)–

प्रिंटिंग के लिए यह आवश्यक है कि पेज़ के आकार व उसके ले आउट (Layout) के विषय में विचार कर लिया जाये। इसके लिए निम्न क्रम अपनाया जाता है- 
select File → Page Set up 
पेज़ सैट अप में पेज़ के संगठन, उसका आकार, प्रिंट क्वालिटी आदि को पूर्व में ही आवश्यकतानुसार निश्चित कर चयनित कर लेते हैं। इसके अतिरिक्त दायें, बायें, ऊपर, नीचे छोड़े जाने वाले हाशिये (Margins) व हैडर व फुटर आदि को चित्र में दिखाये अनुसार प्रवेश कराते हैं।

हैडर व फुटर में जिस को डालना होता है उसे दिखाये गये स्थान पर लिखा जाता है। 

प्रिंट विकल्प में विभिन्न प्रकार के शीर्षक, ग्रिड लाइन, श्वेत-श्याम (Black & White), ड्राफ्ट, क्वालिटी, पेज़ क्रम आदि को सैट किया जाता है। प्रिंट शीट बिन्डो दर्शाया गया है।

14. प्रिंट प्रिव्यू (Print Preview)—

यह देखने के लिए कि प्रिंटर पर प्रिंट किस प्रकार का आयेगा फाइल मेन्यू में प्रिंट प्रिव्यू विकल्प को क्लिक किया जाता है। प्रिंट प्रिव्यू वर्कशीट अथवा वर्कबुक व वर्तमान पेज़ को प्रदर्शित करता है। 

15. प्रिंटिंग (Printing)—

प्रिंटिंग के लिए निम्न क्रम अपनाया जाता है
  • (i) Select File  Print
  • (ii) प्रिंटर ग्रुप बाक्स में प्रिंटर के विषय में बताता है। 
  • (iii) प्रिंट रेन्ज में यह बताया जाता है कि कितने भाग (Range) का प्रिंट लेना है। 
  • (iv) यह भी पूर्व में बताया जाता है कि प्रत्येक पेज की कितनी कॉपी चाहिए। 
  • (v) उपयोगकर्ता की आवश्यकतानुसार केवल सक्रिय वर्कशीट को अथवा समस्त वर्कबुक को प्रिंट किया जा सकता है। .
  • (vi) OK बटन को दबाते हैं।

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