माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) Part - II

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) Part - II

MS Excel के तहत किए जाने वाले कार्य

सूत्र बनाना (Creating Formula)-

  1. जिस Cell में सूत्र डालना है उस Cell पर क्लिक किया जाता है।
  2. बराबर का चिह्न (=) टाइप किया जाता है। 
  3. फंक्शन बटन Fx पर क्लिक किया जाता है। 
  4. जिस सूत्र को भी डालना है उसका चयन कर स्क्रीन पर प्राप्त निर्देशों का पालन किया जाता है। 

सूत्रों का उपयोग करना (Using of Formula)- 

गणना के लिए किसी फॉर्मूले को उसी सेल (Cell) में भरा जाता है जहाँ गणना का परिणाम प्राप्त करना होता है। किसी सेल में फॉर्मूला भरने के लिए यह आवश्यक है कि उस सेल को सर्वप्रथम सक्रिय (Active) किया जाए। इसके बाद सामान्य टेक्स्ट डाटा की तरह उसमें टाइप कर एन्टर (Enter) बटन दबा दिया जाता है । सामान्यतः किसी Cell में Enter किया गया फॉर्मूला दिखायी ना देकर उस फॉर्मूले के आधार पर संपन्न गणना का परिणाम ही दिखायी देता है । MS- Excel में गणना अपने आप ही होती रहती है। किसी Cell में भरा गया फॉर्मूला, फॉर्मूला बार में दिखायी पड़ता है यदि वह cell सक्रिय हो।

फॉर्मूला ऑपरेटर (Formula operator)

फॉर्मूला ऑपरेटर किसी की जाने वाली क्रिया को बताता है। फॉर्मूला बनाने में इच्छित गणना करने के लिए ऑपरेटर का उपयोग किया जाता है। एक्सेल में चार प्रकार के ऑपरेटर श्रेणियाँ हैं

1. अंकगणितीय ऑपरेटर (Arithmatic Operator)- 

इसका उपयोग गणितीय क्रियाओं के लिए किया जाता है। इसके निम्न प्रकार हैं
  • + → जोड़ना, 
  • - → घटाना,
  • *→ गुणा, 
  • / → भाग,
  • % → प्रतिशत, 
  • ^ → घात
उदाहरण फॉर्मूला '= C4^2' द्वारा C4 की संख्या के वर्ग (Square) की गणना की जाएगी। 

2. तुलना ऑपरेटर (Comparison Operator)- 

इसके द्वारा दो Value की आपस में तुलना की जाती है और इससे प्राप्त परिणाम के अनुसार कार्य किया जाता है। ये ऑपरेटर निम्न हैं
  • = बराबर, 
  • > बड़ा (Greater than), 
  • < छोटा (Smaller than), 
  • > = बड़ा या बराबर 
  • <= छोटा या बराबर, 
  • < > या, 
  • 1 = बराबर नहीं
इन ऑपरेटरों का प्रयोग आमतौर पर Logical Functions (तार्किक फलनों) के साथ किया जाता है। 

3. पाठ्य ऑपरेटर (Text operator)- 

पाठ्य ऑपरेटर के तौर पर एक्सेल में एकमात्र ऑपरेटर & (एम्परसेन्ड) है जिसके द्वारा टेक्स्ट को जोड़ा जाता है। 
उदाहरण के लिए B4 में Motor भरा है और B5 में Car भरा है तो फॉर्मूला ‘=B4 & B5 का मतलब होगा Motorcar |

4. संदर्भ ऑपरेटर (Reference Operator)- 

  • एक्सेल में Cells का संदर्भ देने के लिए संदर्भ ऑपरेटर का प्रयोग किया जाता है। 
  • उदाहरण ':' (Colon, कॉलन) संदर्भ ऑपरेटर के माध्यम से किन्हीं सेलों के बीच कितना रेंज है इसको बतलाया जाता है। 
  • A2 : B4 का अर्थ होगा A2 एवं B4 सेल के बीच आने वाले सभी (Cell)। 

फॉर्मूलों का गणना क्रम (Order of Evaluation in Formulas)- 

जितने ऑपरेटर का विवरण उपर्युक्त दिया गया है उनके मूल्यांकन का प्राथमिकता क्रम निम्न प्रकार हैं
:रेंज. संदर्भ,-ऋणात्मक
%प्रतिशत^घात
* या /गुणा तथा भाग+ या -जोड़ या घटाव
&पाठ्य टेक्स्ट को जोड़ना= या < > या < = आ > = या < या >तुलना
समान प्राथमिकता के ऑपरेटरों की गणना बायीं ओर से दायीं ओर की जाती है।

फंक्शन (Functions)

एक्सेल में फंक्शन की सहायता से जटिल गणनाएँ की जा सकती है। एक्सेल में सैकड़ों फंक्शन हैं जिनकी सहायता से इंजीनियरिंग, वित्तीय, सांख्यिकीय की जटिल से जटिल गणनाएँ की जा सकती हैं; फंक्शनों का प्रयोग अन्य ऑपरेटरों तथा फंक्शनों के साथ जटिल फॉर्मूले बनाने में भी किया जाता है। उदाहरण STDEV के द्वारा मानक विचलन को ज्ञात किया जाता है। 
किसी फंक्शन के दो भाग होते हैं- फंक्शन का नाम तथा आयूमेन्ट (Argument)। फंक्शन नाम फंक्शन को पहचानने के लिए एक विशेष शब्द होता है जो आयूमेन्ट या तो मान (Values) या किसी सेल अथवा रेंज के संदर्भ होते हैं। फंक्शन के आयूमेन्टों की संख्या 0 से अनन्त तक हो सकती है। आयूमेन्टों को कोमां से अलग-अलग करके कोष्ठक में रखा जाता है।

फंक्शन विजार्ड (Function Wizard) 

का प्रयोग करके एमएस एक्सेल में उपलब्ध समस्त सूत्रों को देखा तथा क्रियान्वित किया जा सकता है। जिस सेल में गणित के किसी सूत्र को स्थापित करना है उसे क्लिक करके activate करें और टूलबार में स्थित फंक्शन विजार्ड बटन को दबा दें। 

फंक्शनों का वर्गीकरण

1.डाटा बेस, 
2. वित्तीय, 
3. तारीख तथा समय,
4. सूचना, 
5. सन्दर्भ, 
6. तार्किक, 
7. सांख्यिकी, 
8. पाठ्य, 
9. गणित तथा त्रिकोणमिति

महत्वपूर्ण फंक्शनों के नाम

तारीख तथा समय फंक्शन- 

Date:दिन की संख्या
Day:किसी तारीख का दिन
Month:किसी तारीख का महिना
Now:वर्तमान समय
Today:आज की तारीख
Weekdayकिसी तारीख में दिन
Yearकिसी तारीख में वर्ष

सांख्यिकीय फंक्शन -

Average:दी हुई संख्याओं का औसत
MAX:सबसे बड़ी संख्या
MIN:सबसे छोटी संख्या
STDEV:मानक विचलन
VAR:प्रसरण (Variance )

गणितीय फंक्शन -

ABS:किसी संख्या का निरपेक्ष मान
EXP:एक्सपोनेंशियल (Exponential)
FACT:किसी संख्या का फैक्टोरियल
INT:किसी संख्या का पूर्णांक भाग
MOD:किसी भाग का शेषफल
LOG:लघुगणक (Logarithm)
LOG 10:आधार 10 पर लघुगणक
LN:प्राकृतिक लघुगणक (आधार e)
PI:π का मान
POWER:किसी संख्या घात (Exponent)
RAND:0 से 1 के बीच की यादृच्छिक संख्या(Random number)
Round:दिए गए दशमलव अंकों तक निकटतम मान
SUM:दी हुई संख्याओं का योग
SQRT:किसी धन संख्या का वर्गमूल

पाठ्य फंक्शन (Text Function) -

CHAR:किसी दिएं हुए कोड का कैरेक्टर
CODE:किसी कैरेक्टर (वर्ण) को कोड
LEFT:किसी टेक्स्ट का बायाँ भाग
MID:किसी टेक्स्ट के बीच का भाग
RIGHT:किसी टेक्स्ट का दायां भाग
EXACT:दो टेक्स्ट की तुलना करना
TEXT:दी हुई संख्या का Text बनाना
LEN:किसी text की लम्बाई या उसमें वर्णों की संख्या
TRIM:प्रारम्भ तथा अन्त के सभी खाली स्थान समाप्त करना
UPPER:किसी text को Capital letter में बदलना
LOWER:किसी text को Small letter में बदलना
VALUE:केवल संख्या वाले Text का संख्यात्मकमान

तार्किक फंक्शन -

AND:तार्किक 'तथा' : 'और' ;
IF:यदि
NOT:तार्किक 'नहीं'
OR:तार्किक 'या'
TRUE:तार्किक 'हाँ' या 'सत्य'
FALSE:तार्किक 'नहीं' या 'असत्य

प्रयोग में आने वाले प्रमुख सूत्र (Formulas)

1. योग ( SUM)

=SUM (A1:100) 
परिणाम = सेल A1 से A100 का जोड़। । 

2. औसत (AVERAGE)

=AVERAGE(B1:B10)
परिणाम = सेल B1 से B10 तक की प्रविष्टियों का औसत। । 

3. अधिकतम मान ( MAX)

=MAX(C1:C100) 
परिणाम. = सेल C1 से C100 तक की प्रविष्टियों का अधिकतम मान।

4. न्यूनतम मान ( MIN)

=MIN(D1:D100) 
परिणाम = सेल D1 से 2100 तक की प्रविष्टियों का न्यूनतम मान। 

5. वर्गमूल (SQRT)

=SQRT(D10) 
परिणाम  =  सेल D10 की प्रविष्टि का वर्गमूल। 

6.  दिनांक (TODAY) 

=TODAY() 
परिणाम = प्रविष्टि के दिन का दिनांक।

7. फंक्शन का उपयोग करना (Use of Functions) 

एक्सेल User को वर्कशीट के डेटा पर फंक्शनों का उपयोग करने की अनुमति प्रदान करता है। एक्सेल में ये फंक्शन पहले से डिजाइन किए हुए कुछ फॉर्मूले होते हैं जिनका उपयोग वर्कशीट में स्टोर डेटा पर ऑपरेशन करने के लिए किया जाता है। इन फॉर्मूलों को उपयोगिता के आधार पर विभिन्न वर्गों में विभाजित किया जाता है जैसे
  1. Mathematical 
  2. Text 
  3. Financial 
  4. Logical 
  5. Date and Time 
  6. Functions इत्यादि। 
एक्सेल में सभी फॉर्मूले मुख्यत: Formulas मेन्यू में होते हैं। एक्सेल में फॉर्मूला हमेशा (=) साइन से शुरू होता है। इक्वल साइन यह दर्शाता है कि सम्बंधित सेल में जो डेटा एंटर कर रहे है, वह एक फॉर्मूला है। एक्सल में किसी फॉर्मूले को निम्न प्रकार लागू किया जाता है
  • = फॉर्मूले का नाम (वह डेटा जिस पर गणना करनी है) 
  • = SUM(5+7+10) 
  • = 5 + 7 + 10
एक्सल में इन्सर्ट फंक्शन कमाण्ड की सहायता से डेटा की गणना करने के लिए फंक्शन लागू कर सकते हैं। फंक्शन इन्सर्ट करने के लिए निम्न स्टेप्स का प्रयोग करें 
  • सबसे पहले उस सेल का चुनाव करें जिस पर फंक्शन लागू करना है। 
  • इसके बाद Formulas मेन्यू में जाकर Insert Function, कमाण्ड पर क्लिक करें।
  • इस डायलॉग बॉक्स के Select a function फिल्ड से उस फंक्शन को चुने जिसे वर्तमान सेल में लागू करना चाहते हैं। 
  • अब OK कमाण्ड पर क्लिक करें। 
  • अब प्रदर्शित डायलॉग बॉक्स के रैड इन्डिकेटर पर क्लिक करके सेल रेन्ज चुनें और अन्त में OK कमाण्ड पर क्लिक करें। 
  • इससे चुना गया फंक्शन चुने गए सेल में लागू हो जाऐगा।

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